Sai lầm thường gặp phải và hướng xử lý trong Daily meeting

Daily meeting là gì?
- Daily meeting là một trong các cuộc họp quan trọng của Scrum. Đây là cuộc họp nhóm hằng ngày nhằm giúp các thành viên trong nhóm cập nhật hiện trạng công việc, và tất cả các thành viên trong nhóm Scrum bắt buộc phải tham gia.

- Scrum Master đảm bảo cho Nhóm Phát triển tham gia họp, nhưng chính Nhóm Phát triển mới có trách nhiệm chính trong cuộc họp Scrum Hằng ngày. Scrum Master phải hướng dẫn cho Nhóm Phát triển biết cách giữ cuộc họp ngắn gọn trong phạm vi khung thời gian 15 phút và mỗi thành viên chỉ trả lời 3 câu hỏi:

• Ngày hôm qua bạn làm những gì?
• Ngày hôm nay bạn sẽ làm gì?
• Có vấn đề gì phát sinh không và có cần ai hỗ trợ không?

Nghe thì có vẻ đơn giản và dễ thực hiện. Thế nhưng, không phải bất kỳ đội dự án nào cũng tuân thủ một cách nghiêm túc theo các chuẩn mực mà một Daily Stand-up Meeting yêu cầu.

Dưới đây là một số sai lầm căn bản mà các Scrum team này thường gặp phải trong những buổi Daily Stand-up Meeting và cách khắc phục mà tôi rút ra được từ Scrum team của mình.

Diễn ra không đúng thời gian quy định

Thời gian không cố định là yếu tố đầu tiên cần kể đến. Mỗi người có công việc cần xử lý vào đầu giờ làm việc hoặc đơn giản là có 1 vài người đến muộn đều dẫn đến việc diễn ra họp hàng ngày có thể bị delay.

Cách khắc phục: Dù có bất kì yếu tố nào can thiệp hay tác động, cuộc họp cũng không nên bị trì hoãn hay ngưng lại. Nếu có người đến muộn, hãy dời thời gian cố định cuộc họp hàng ngày xuống 15 - 30p ở một mốc mà người tham dự không thể có lí do để vắng mặt. (Tuy nhiên không quá lâu sau giờ thể dục đầu giờ).

Xuất hiện người tham dự bên ngoài nêu ý kiến

Cách khắc phục: Chúng ta nắm rõ quy trình, Scrum cho phép mọi người bên ngoài có quyền tham gia nhưng họ là người dự chứ không phải là người nêu ý kiến. Nếu họ có ý kiến, hãy trao đổi với Scrum master, PO, AC hay trực tiếp nói riêng với người thực hiện công việc sau buổi họp.

Cuộc họp kéo dài do tập trung quá sâu vào 1 vấn đề hoặc nói những vấn đề không liên quan

Cách khắc phục: Trong phần này vai trò của Scrum master cực kì quan trọng. Họ là người điều hướng cuộc họp theo đúng 3 câu hỏi ở trên và chỉ tập trung vào các task trên bảng sprint backlog. Nếu ai đó đang đi quá xa 1 vấn đề, hãy ngắt lời khéo léo với họ. Nếu bạn có vấn đề nào đó, hãy gặp riêng tôi sau.

Các công việc khó khăn có nên trao đổi luôn không?

Cách khắc phục: Hãy đi lần lượt các vấn đề của các cá nhân trước đã, nếu còn thời gian, chúng ta có thể thảo luận trong vòng 15p đầu giờ đó để hỗ trợ. Nếu cần nhiều thời gian hơn, hãy tổ chức 1 cuộc họp khác hoặc trao đổi riêng với người có thể hỗ trợ bạn trong vấn đề đó.

Trên đây chỉ là một số sai lầm mà Scrum team của chúng tôi mắc phải trong buổi Daily meeting. Hy vọng bài viết này giúp bạn cải thiện hiệu quả buổi Daily meeting của nhóm mình!