Update 15/8/2018: Đây là bài viết lý thuyết. Bài học áp dụng vào Sân Đình được viết ở bài viết này.

Mô hình này được John Kotter đưa ra trong quyển sách Leading Change.

Bước 1: Tạo sự cấp bách

Để sự thay đổi diễn ra, cả công ty phải muốn. Việc đầu tiên là cần xây dựng 1 cảm nhận về tính cấp bách cần phải thay đổi.

Việc này không chỉ là show cho mọi người thấy tình hình doanh thu nghèo nàn, ccu không tăng, hay đối thủ đang trỗi dậy. Mà, nếu (làm sao để) nhiều người bắt đầu bàn tán về sự thay đổi này thì tính cấp bách sẽ tự nó được xây dựng.

1 số việc có thể làm:

  • Xác định các mối đe doạ tiềm tàng, các kịch bản chỉ ra điều gì có thể xảy ra trong tương lai (với công ty).
  • Xem xét các cơ hội có thể/ nên khai thác.
  • Tìm kiếm trợ giúp từ khách hàng, người giỏi trong ngành để gia cố cho luận điểm của bạn.
  • Và, quan trọng nhất: Hãy khởi động các buổi thảo luận chân thành, đưa ra các lý do thuyết phục, đáng giá để thúc đẩy mọi người suy nghĩ & thảo luận.
Chú ý:
Theo Kotter, để cuộc cải cách thành công, cần ít nhất 75% anh em nhảy vào. Tức là, bước 1 là rất quan trọng. Chúng ta cần dành nhiều thời gian/ công sức cho bước chuẩn bị này.

Bước 2: Hình thành 1 Liên minh Uy lực

Quản lý sự thay đổi là chưa đủ — các bạn phải dẫn dắt sự thay đổi.

Hãy tìm các “change leaders” (người lãnh đạo cuộc cải cách) trong công ty — họ không nhất thiết phải là các leader trong cơ cấu tổ chức — từ đó, thành lập 1 Liên minh cải cách.

Liên minh này sẽ hoạt động như 1 team, tiếp tục xây dựng tính khẩn cấp và thúc đẩy tiến trình cải cách.

1 số việc có thể làm:

  • Nhận diện các change leader thực sự trong (& ngoài) tổ chức.
  • Hỏi/ yêu cầu 1 sự cam kết “từ tâm” từ những người cốt cán này.
  • Dành thời gian team building trong Liên minh.
  • Xem xét các khía cạnh mà team còn yếu & đảm bảo rằng team có những người từ các phòng ban, cấp bậc khác nhau trong tổ chức.

Bước 3: Tạo 1 Tầm nhìn cho cuộc cải cách

Khi nghĩ về sự thay đổi, các bạn sẽ thấy có nhiều ý tưởng & giải pháp. Hãy liên kết chúng vào 1 Tầm nhìn mà mọi người dễ nắm bắt & ghi nhớ.

Một tầm nhìn rõ ràng giúp mọi người hiểu tại sao bạn muốn họ làm thế này/ thế khác —khi đó, các chỉ dẫn sẽ dễ được cảm nhận & thấy hợp lý hơn nhiều.

1 số việc có thể làm:

  • Xác định các giá trị trung tâm của cuộc thay đổi.
  • Tạo 1 phát biểu vắn tắt (1 đôi câu) để chộp các giá trị ấy: Công ty bạn sẽ “trông” ra sao trong tương lai?
  • Xây dựng 1 chiến lược để đi đến tầm nhìn đó.
  • Đảm bảo mọi người trong Liên minh có thể mô tả tầm nhìn trong dưới 5 phút.
  • Thường xuyên thực hành “mô tả tầm nhìn”.

Bước 4: Truyền đạt Tầm nhìn

Điều các bạn làm với Tầm nhìn sau khi đã tạo ra nó — sẽ quyết định thành / bại. Thông điệp về tầm nhìn này sẽ phải “cạnh tranh” với vô vàn thông điệp hàng ngày khác trong tổ chức. Vì vậy, các bạn hãy truyền đạt thường xuyên & mạnh mẽ, hãy gắn thông điệp ấy vào mọi thứ có thể.

Đừng chỉ tổ chức buổi “họp truyền đạt tầm nhìn” — mà hãy nói về nó bất cứ khi nào có thể. Hãy dùng Tầm nhìn hàng ngày khi ra quyết định hay khi giải quyết các vấn đề. Khi các bạn làm cho thông điệp này luôn tươi mới, mọi người sẽ bắt đầu nhớ đến & phản ứng theo.

Và chú ý: Mọi người nhìn vào điều/ cách bạn làm hơn là vào cái bạn nói.

1 số việc có thể làm:

  • Nói thường xuyên về Tầm nhìn của cuộc cải cách.
  • Tìm ra & giải quyết những băn khoăn lo lắng của mọi người 1 cách cởi mở và chân thành.
  • Gắn mọi thứ vào tầm nhìn, đưa nó vào mọi chỗ: Từ training đến performance review,..
  • Lãnh đạo qua ví dụ.

Bước 5: Gỡ bỏ các trở ngại

Nếu các bạn đã làm đến bước 5 này, tức bạn đã kéo được mọi người thường xuyên chém về việc thay đổi, về tầm nhìn của nó. Mọi người đã bắt đầu hành động & tạo ra được 1 số giá trị theo hướng đi của cuộc cải cách.

Nhưng liệu có ai chống lại sự thay đổi? Có quy trình hay cơ chế nào còn cản trở trên con đường này?

Hãy liên tục nhận diện và gỡ bỏ các chướng ngại — để phát triển/ thúc đẩy mọi người hiện thức hoá cuộc thay đổi.

1 số việc có thể làm:

  • Nhận diện, hoặc tuyển, 1 vài leader — với vai trò chính là dẫn dắt sự thay đổi.
  • Nhìn ngắm vào cơ cấu tổ chức, vào bản mô tả công việc, vào các quy trình công việc, các hệ thống đánh giá để đảm bảo rằng chúng phù hợp với Tầm nhìn.
  • Nhận diện & tưởng thưởng những con người đang tạo ra sự thay đổi.
  • Nhận diện những người còn đang cản trở/ chống lại và giúp họ nhìn ra vấn đề.
  • Hành động nhanh chóng để loại bỏ các trở lực (con người hoặc các trở lực khác).

Bước 6: Tạo & tự sướng với các Thành công Ngắn hạn

Động lực đến từ những thành công. Hãy giúp công ty tận hưởng sớm mùi vị của thành công trên con đường cải cách này. Nếu không được nhìn thấy sớm, 1 số người với thiên hướng suy nghĩ tiêu cực sẽ “làm đau” tiến trình thay đổi.

1 số việc có thể làm:

  • Tìm vài dự án dễ thành công (vd thay đổi 1 khía cạnh nào đó — đủ dễ) để thực hiện & ăn mừng.
  • Đừng chọn các mục tiêu khó nhằn ở những bước đầu của tiến trình cải cách.
  • Hãy xem xét kỹ lưỡng từng ưu/ nhược tiềm tàng của mục tiêu đặt ra (nếu làm OKR thì sẽ có 1 OKR về việc cải cách này — hãy xem kỹ từng KR) — để đảm bảo các mục tiêu đầu tiên sẽ thành công.
  • Tưởng thưởng những người đã giúp đạt được các mục tiêu ấy.

Bước 7: Tiếp tục đà thay đổi

Nhiều cuộc cải cách thất bại chỉ vì thành công được được công nhận quá sớm. Những thành công sớm chỉ là bước đầu cho cuộc cải tổ lâu dài: Chúng chỉ là cơ hội cho ta nhận diện cái gì đang đi đúng hướng & điều gì cần cải tiến.

1 số việc có thể làm:

  • Sau mọi thành công, hãy phân tích xem điều gì đang đúng hướng, chỗ nào cần cải thiện.
  • Tiếp tục đặt ra các mục tiêu dựa trên đà thay đổi mà các bạn đã đạt được.
  • Học kaizen: Tư tưởng về Cải tiến Liên tục
  • Giữ cho các ý tưởng được tươi mới bằng cách kéo thêm “Người dẫn dắt thay đổi” (change leaders) vào Liên minh.

Bước 8: Neo chặt những thay đổi này vào Văn hoá công ty

Cuối cùng, các thay đổi đã tạo ra cần phải trở thành 1 phần cốt lõi của doanh nghiệp. Các giá trị trong Tầm nhìn (của cuộc cải cách) cần đi vào hoạt động thường nhật trong doanh nghiệp. Hãy tiếp tục nỗ lực để đảm bảo điều đó.

Một điều quan trọng nữa: Các leader trong công ty cần tiếp tục hỗ trợ cuộc thay đổi — bao gồm cả người cũ & người mới. Nếu đánh mất sự ủng hộ từ những người này, các bạn sẽ thấy mình quay trở lại điểm xuất phát.

1 số việc có thể làm:

  • Hãy kể, mọi nơi, các câu chuyện về quá trình thay đổi này — chuyện bạn chứng kiển và cả những chuyện bạn nghe được. Kể mãi đến khi 1 số chúng trở thành “truyền thuyết” trong doanh nghiệp.
  • Đưa các giá trị của cuộc thay đổi vào khi tuyển dụng hay training người mới.
  • Ghi danh bảng vàng những thành viên then chốt trong Liên minh, và đảm bảo những người khác — cả cũ và mới — nhớ đến những đóng góp của họ.
  • Tạo kế hoạch thay thế/ tiếp nối các change leader khi họ chuyển công việc — để đảm bảo di sản của họ không bị mất đi/ hay quên lãng.

Túm lại

Các bạn sẽ phải cực khổ để có thể cải cách công ty. Nếu chuẩn bị cẩn thận để kéo được mọi người, giúp họ nhận thấy không thể không thay đổi — thì việc thay đổi sẽ dễ hơn & cơ hội thành công sẽ cao hơn. Nếu bạn quá nóng vội, trông đợi quá sớm có được quá nhiều kết quả, thì kế hoạch thay đổi sẽ rất dễ thất bại.

Hãy tạo ra cảm nhận về sự hệ trọng & cấp bách, hãy chiêu mộ những nhà cải cách (change leaders) mạnh mẽ, xây dựng 1 tầm nhìn & truyền đạt liên tục/ hiệu quả, gỡ bỏ các chướng ngại, tạo các thành công sớm rồi tiếp tục thay đổi trên đà thành công ấy. Nếu làm thế, các bạn sẽ đặt được những thay đổi ấy vào nền móng văn hoá doanh nghiệp mình. Đó là khi bạn có thể ăn mừng thành công đích thực. Khi đó, hãy ngồi lại & cùng tận hưởng những đổi thay mà các bạn đã khao khát từ ngày xửa ngày xưa..

Nguồn: mindtools