Với bất kì team nào triển khai mô hình scrum thì đều có thể nhận thấy daily meeting là những cuộc họp diễn ra hàng ngày. Tuy diễn ra với tuần suất liên tục như vậy nhưng không phải team nào cũng thực sự làm tốt DM. Nếu tham gia cùng các team scrum mới thì sẽ dễ dàng nhận ra những lỗi hay mắc phải.

1. Daily meeting không diễn ra đúng thời gian qui định

9h30 là thời gian bắt đầu buổi DM, một trong các thành viên của đội nhận ra gần 9h30 và bắt đầu gọi mọi người. Một vài người cũng lặng lẽ đứng lên, tuy nhiên một vài người khác không gần địa điểm họp, đang làm việc riêng, đang có điện thoại và điều đó dẫn đến việc 9h30 không đủ được toàn bộ team. Tất cả mọi người phải đợi những người này đến đủ để cuộc họp bắt đầu.

Với 1 dự án agile thì tính kỉ luật cực kì quan trọng. Với việc tổ chức cuộc họp DM mà mọi người không tuân thủ thì thật sự rất khó để những cam kết trong dự án được thực hiện đúng hạn. Vậy giải pháp là gì?
AC sẽ thống nhất với mọi người 9h30 là giờ họp, vì vậy mọi người cần giải quyết các công việc cá nhân trước 9h25 phút.Mọi người tự ý thức việc tập trung vào 9h30 là việc rất quan trọng, với bất cứ thành viên nào không tham gia đúng thời gian sẽ bị 1 hình phạt nhỏ nhỏ do AC nghĩ ra: có thể là phải đi mua nước cho cả team ngay sau buổi họp.

2. Buổi Daily Meeting không phải là thời gian để kéo các task

Tại sao trong buổi Daily meeting tôi không được kéo task?
Có lẽ những người vẫn đang thực hiện công việc này sẽ hỏi câu hỏi như vậy, vì theo quan điểm của họ như vậy chẳng có gì sai cảDM không phải là thời gian để mọi người báo cáo những gì đã hoàn thành, sẽ làm và những gì cần trợ giúp, đây không phải là buổi họp để mọi người cập nhật tiến độ công việc trên sprint board. Việc kéo task phả ánh những người này chưa xác định đúng công việc của mình từ trước, họ không bám sát vào công việc họ đang làm.

Giả pháp?
Từ bỏ ngày thói quen kéo task trong buổi DM, Scrum Mastet- SM sẽ là người phải chú ý vấn đề nàyTrước khi bắt đầu DM cho mọi người 2 phút để tự cập nhật các task của mình về đúng vị trí, định hình các công việc của mình đang như thế nào.

3. Buổi DM không phải là buổi báo cáo công việc với Scrum Master
Mọi người có thể nhận thấy buổi DM hàng ngày, các thành viên đều báo cáo công việc của mình với SM, trao đổi 1 - 1 với nhau và báo cáo tiến độ công việc. Những thành viên khác thì đang chú ý các task của mình, xem chuẩn bị báo cáo gì hoặc đang nói chuyện với nhau, bấm điện thoại?

Rõ ràng DM mục đích tạo ra để cả team tương tác với nhau, hiểu được tiến độ công việc của cả team, đưa ra những khó khăn để mọi người giúp đỡ nhau chứ không phải là buổi báo cáo công việc cho SM. SM chỉ có nhiệm vụ duy trì buổi họp này diễn ra tốt đẹp.

Vậy làm sao để làm tốt vấn đề này?Thái độ của SM là rất quan trọng, phải thật sự chú ý vấn đề này và không được để tình trạn này xảy raCùng nhau xây dựng một team có khả năng tự quản: hãy đưa cho họ mục tiêu chung, hãy tạo động lực…

4. Đảm bảo đủ 3 câu hỏi
Việc đảm bảo 3 câu hỏi: Hôm qua làm gì, hôm nay làm gì, có khó khăn gì không?Mọi người thường dừng lại ở 2 câu hỏi đầu tiên mà không chủ động chia sẽ các khó khăn. Rõ ràng có rất nhiều task không thực hiện đúng tiến độ, vậy chắc chắn đang có trở ngại gì đó và mọi người không thật sự sẵn sàng chia sẻ.

Điều này đồng nghĩa với việc những người này chưa sẵn sàng để cùng hướng đến việc hoàn thành mục tiêu chung.

5. Trong ngày có quá nhiều task ở trạng thái đang làm
Trường hợp này cũng là trường hợp khá phổ biến khi một người thấy việc gì của mình cũng quan trọng và phải làm hôm nay, tuy nhiên họ không ước lượng được khối lượng công việc của mình. Vậy làm thế nào để phát hiện và sửa đổi vấn đề này? Một người có quá nhiều task đang ở trạng thái đang làm của ngày hôm qua và hôm nay vẫn chưa thực hiện được gì.SM phải chú ý khối lượng công việc của mọi người, nếu cảm thấy quá nhiều phải hỏi họ có đảm bảo được công việc được hoàn thành hay không.Mỗi người hãy định hình trong đầu trong ngày hôm nay vào mình sẽ làm các task được chọn vào khoảng thời gian nào để không bị miss.

6. Kỹ năng trình bày 1 task công việc
Khi trình bày task của mình rất nhiều người thường nói: công việc này tôi đã hoàn thành, cái này tôi hôm nay tôi làm? Họ không ý thức được do đó là công việc của họ và họ theo sát nên thường có thói quen như vậy. Tuy nhiên việc đó rất khó cho người khác theo dõi được công việc của người đang trình bày. Những người khác hoàn toàn không hiểu việc này là việc gì?

Khi trình bày mọi người nên nói rõ ràng các công việc mình đang đảm nhiệm, ví dụ: về việc thành lập tổ trọng tài trong giải đấu, tôi đã thực hiện xong và đến thứ 2 sẽ có đủ 10 trọng tài tham gia. Nếu nói theo cách mô tả ở trên thì: việc này tôi đã xong và thứ 2 sẽ hoàn thành, rõ ràng chả ai có thể hiểu được.

Tuy đây là những thứ rất nhỏ nhưng tôi rất hi vọng mọi người không gặp phải những sai lầm này, trở thành một team tương tác tốt, làm việc hiệu quả hơn.