Bài trước “Leading change: Mô hình 8 bước để cải cách công ty” là lý thuyết. Vậy Sân Đình áp dụng như thế nào?
Mục tiêu ưu tiên nhất của công ty trong nửa cuối năm 2018 (âm) được thể hiện qua OKR cam kết O1:
Mục tiêu này chính là 1 cuộc cải cách. Vậy hãy thử ứng theo mô hình Leading Change 8 bước xem chúng ta đã/ nên làm gì.
Bước 1: Tạo sự cấp bách
Những gì làm đúng hướng?
+ Và, quan trọng nhất: Hãy khởi động các buổi thảo luận chân thành, đưa ra các lý do thuyết phục, đáng giá để thúc đẩy mọi người suy nghĩ & thảo luận.
Chúng ta đã có các buổi thảo luận như vậy:
Những gì cần cải tiến?
+ Xác định các mối đe doạ tiềm tàng, các kịch bản chỉ ra điều gì có thể xảy ra trong tương lai (với công ty).
Mình chưa làm rõ: OK. Phải thay đổi như vậy. Nhưng nếu không thì sao? Nếu thất bại trong việc thay đổi thì sao?
+ Xem xét các cơ hội có thể/ nên khai thác.
Mình cũng chưa bàn: Khi thay đổi thành công (đầu 2019, khi SD “nuột” theo O1) thì cơ hội mở ra cho chúng ta là gì?
+ Tìm kiếm trợ giúp từ khách hàng, người giỏi trong ngành để gia cố cho luận điểm của bạn.
Ngay lúc đầu có thể chưa cần lắm. Nhưng đây cũng là 1 ý hay. VD chém cả với 1 số anh em khác trong Không gian Kết nối, và bên ngoài nữa.
Bước 2: Hình thành 1 Liên minh Uy lực
Những gì làm đúng hướng?
Đã tạo & loan báo vai trò của Team Chăn cừu:
Team đã làm việc liên tục cùng nhau & đưa ra 1 số tài liệu training + playbook (hướng dẫn không-cứt-bò) & tổ chức training & phổ biến playbook.
Team cũng đã tổ chức anh em xây dựng OKR cho công ty + cho 1 số key roles/ teams và trợ giúp check-in OKR tuần đầu tiên.
Những gì cần cải tiến?
+ Nhận diện các change leader thực sự trong (& ngoài) tổ chức.
+ Xem xét các khía cạnh mà team còn yếu & đảm bảo rằng team có những người từ các phòng ban, cấp bậc khác nhau trong tổ chức.
Team Chăn cừu là hạt nhân ban đầu cho Liên minh — chứ không phải là Liên minh. Team cần nhận diện & lôi kéo 1 số change leaders ban đầu vào Liên minh, rồi bàn bạc dựa trên mô hình 8 bước này để đảm bảo cuộc cải cách thành công.
Hơn nữa, như đã trình bày ở slide này (hình bên dưới), chúng ta áp dụng OKR trong ngữ cảnh rộng hơn đó là cải cách công ty theo hướng Full-Stack Agility.
Ngữ cảnh ấy đem đến 2 nhận thức bổ sung về cuộc cải cách:
1. Huy, với vai trò Agile Gardener cũng phải là hạt nhân của Liên minh. Vì thế:
- Chúng ta sẽ gộp Agile Gardener vào với team Chăn cừu thành 1 team, lấy tên là team Làm vườn (không còn team Chăn cừu nữa).
- Team Làm vườn chính là core của Liên minh cải cách. Ngoài ra @giangnd, @truongnx, @lamlt, @phuongpv hiện cũng đã được kéo vào Liên minh :D
2. Principles > Practices: Nguyên lý > Quy tắc thực hành
Áp dụng tốt OKR tức là áp dụng được cái hồn của nó, chứ không phải chỉ cần làm chuẩn được quy định/ quy trình đưa ra (tuy rằng ban đầu vẫn phải làm chuẩn chỉ đã).
Hồn OKR chính là Goal Agility / “mục tiêu lanh lẹ”. Ta không nhất thiết bắt mọi người có OKR cá nhân. Đó chỉ là 1 quy tắc, giúp cá nhân focus, align. Nếu OKR cá nhân khiến họ chỉ nhìn thấy bức tranh nhỏ và/ hoặc thực tế chính họ thấy gò bó, chả hiệu quả gì dẫn tới giảm động lực — trong khi Liên minh chưa dành được thời gian hỗ trợ họ lúc này? Khi đó, nếu cứ cứng nhắc bắt làm OKR cá nhân thì hoá ra ta đang bỏ cái hồn mà theo cái xác!
Hồn = nguyên lý.
Xác = quy tắc thực hành.
Một ví dụ nguyên lý khác:
Đó là nguyên lý 1 trong 12 nguyên lý của Tuyên ngôn Agile.
Đó cũng là nguyên lý về Loạt sản xuất nhỏ trong Lean Startup/Management.
Giải nghĩa:
- Nếu việc release là khó => ít thường xuyên release => ít học hỏi & cải tiến được việc release => release càng khó => lặp lại (và vấn đề càng ngày càng tăng).
- Ngược lại, nếu release dễ => thường xuyên release => học hỏi/ tự động hoá/ cải tiến được việc release => release ngày càng dễ hơn => lặp lại.
Theo nguyên lý ấy, chúng ta đưa ra các quy tắc:
- Team sản phẩm phải dùng Scrum, chạy các sprint hàng tuần.
- Scrum Master phải đảm bảo trong buổi retrospective, team luôn trả lời câu hỏi “release đã dễ chưa?”, “còn những trở ngại nào khi release/ giải pháp?”
- Dùng docker/ rancher để việc release dễ được tự động hoá hơn.
- …
Nhưng:
- Không dùng Scrum, không chạy sprint hàng tuần được không?
- Thời gian này không họp Hồi tưởng được không?
- Không dùng rancher được không?
Câu trả lời luôn là “có thể được!”. Vì nguyên lý > quy tắc.
Như vậy, chúng ta phải đặt ra các quy tắc, kiểu như:
- Với OKR:
+ 9 tuần phải grade, nhìn lại OKR kỳ trước & xây dựng OKR kỳ tới;
+ Mỗi tuần phải check-in;
+ Mỗi tuần team Làm vườn phải có ít nhất 5 buổi: Trực tiếp trợ giúp check-in và/ hoặc ngồi 1:1 giữa thanhbv với leader;
+ … - Với Agile Development:
+ Huy phải đưa ra quy định về áp dụng Scrum;
+ phải stand-up meeting hàng ngày;
+ hàng tuần phải release, sprint planning, sprint review, retrospective;
+ Mọi issue phải được đưa lên JIRA;
+ Feature phải được viết dưới dạng user story;
+ estimate (khi plan sprint) cần làm theo story point chứ không phải theo effort (man-hour);
+ PM/PO/Leader team Tự Bán phải phân biệt đâu là Epic, đâu là story/ task (với mọi issue, PM phải làm rõ: Nó là story/ task hay là Epic? Nếu là story/ task thì nó thuộc Epic nào?);
+ …
Và làm theo các quy tắc ấy, khắt khe, liên tục.
Nhưng: Để sau đó “phá bỏ” chúng đi!
Và khi phá, phải chỉ ra cho rõ, truyền đạt cho thấu: Phá quy tắc ấy vì nó < nguyên lý nào?
Liên minh phải hiểu & phải chém để mọi người hiểu về nhận thức này (Nguyên lý > Quy tắc thực hành). Để mỗi khi phá bỏ 1 quy tắc (trừ khi giữ lại nó), mọi người không nhìn nhận đó là 1 thất bại (tức cần “chỉ ra cho rõ, truyền đạt cho thấu”), dẫn đến hao mòn lòng tin/ động lực cải cách.
(Tiếp tục “Những gì cần cải tiến?” trong bước 2 “Hình thành 1 Liên minh Uy lực”)
+ Hỏi/ yêu cầu 1 sự cam kết “từ tâm” từ những người cốt cán này.
+ Dành thời gian team building trong Liên minh.
Cho đến lúc này (15/8/2018), Liên minh chưa hoạt động như 1 team:
- Chưa “cắt máu ăn thề”,
- Chưa có lịch trình hoạt động (vd cafe 30'-1h mỗi tuần),
- Có vẻ chưa duy trì được không khí/ đà lôi kéo anh em nghĩ & chém về cuộc cải cách.
Vì lẽ đó, tôi viết bài viết này để kêu gọi anh em trong Liên minh: Hãy đọc bài viết và cà phê vào cuối chiều nay nhé!
(còn nữa, tôi sẽ viết tiếp sau khi cà phê)